Comment organiser un évènement ?

Notes d’informations à l’attention de nos partenaires

Le club organise une dizaine d’évènements par an, notre bureau est donc en recherche permanente de nouveaux sujets, orateurs et partenaires pour animer les futures sessions.

Le rythme des évènements ouverts aux partenaires, est programmé sur la base de:

 
–  un p’tit’dej technique toutes les matinées du 3eme jeudi du mois (de septembre à novembre, et de janvier à mai) Animer un ptit dej
–  une soirée décideurs, le second vendredi de décembre Sponsoriser une soirée
–  un séminaire de fin de saison, le troisième vendredi de juin  
–  des cocktails des savoirs peuvent avoir lieu à tout moment (en afterworks), en fonction de l’actualité chez nos membres  

Modalités

En règle générale, le club prends en charge la partie logistique (réservation de la salle et des prestations, gestion des inscriptions), avec des conditions tarifaires négociées en amont. Le partenaire prends en charge la partie financière de l’évènement.

La facturation pourra avoir lieu soit directement de l’hôtel vers le partenaire, ou bien le club prendra en charge la facture de l’hôtel et refacturera le partenaire.
A noter que le statut associatif du club implique une refacturation hors TVA (alors qu’une facturation directe de l’hôtel vers le partenaire permet de récupérer la TVA).

Il n’est pas obligatoire que le partenaire qui coorganise un évènement soit un membre adhérent.
Toutefois, pour les partenaires souhaitant s’impliquer d’avantage dans la vie du club, une cotisation est possible en tant que membre bienfaiteur (articles 7 et 8 des statuts) à partir de 250€ par an. Les coordonnées et le logo du partenaire seront alors affichées dans l’annuaire privé du club pendant la durée de l’adhésion.

En tant que partenaire je souhaite :

Animer un p’tit’dej technique…

La matinée permet d’organiser 2x sessions de une heure et demie, suivies d’un buffet. L’accueil à lieu à partir de 9h, et le buffet se termine vers 14h30.
Ces évènements étant ouverts à tous, nous encourageons nos partenaires à inviter leurs propres clients et prospects, permettant ainsi de faire découvrir le club à de nouveaux décideurs.

En tant que partenaire vous devez :

  • proposer le thème et l’agenda des sessions
  • fournir les contenus nécessaires aux invitations et au site web du club (logos, visuels, textes)
  • indiquer les noms, prénoms et coordonnées des animateurs, avec un court texte de présentation de chacun (pour la partie annuaire réservée aux membres sur le site)
  • prendre en charge une participation totale ou partielle des frais
  • inviter vos contacts, prospects, clients

 Télécharger la plaquette Animer un p’tit’dej technique

En fonction de l’actualité et des propositions de sessions, le bureau du club se réserve la possibilité d’organiser une matinée avec le soutient de deux partenaires simultanément (chaque partenaire prenant en charge une session). Dans ce cas, la participation financière est répartie équitablement entre les deux partenaires…

 

Sponsoriser la soirée décideurs…

La soirée décideurs IT est un moment particulier dans l’année, destinée à favoriser l’entente et la convivialité entre membres du club.
Elle est sponsorisée par un partenaire, qui prendra en charge le budget nécessaire.

En contre partie, le partenaire « sponsor » bénéficiera de  :

  • une session d’une heure trente qui lui permettra d’aborder le sujet de son choix (de 18h30 à 20h)
  • pendant la soirée, les tables seront organisées pour qu’un représentant du partenaire puisse animer chaque groupe de convives
  • le logo du partenaire sera mis en avant pendant toute la saison en tant que partenaire Silver  sur la page Qui sommes-nous ?.

Le plus souvent, les partenaires sponsors ont leur propre service marketing, qui peut souhaiter prendre en charge directement le choix du lieu et des prestations.
Le bureau du Club peut toutefois vous proposer des lieux sympathiques et atypiques sur la Côte-Basque, n’hésitez pas à nous contacter.

En tant que sponsor vous devez :

  • proposer le thème de la soirée
  • fournir les contenus nécessaires aux invitations et au site web du club (logos, visuels, textes)
  • indiquer les noms, prénoms et coordonnées des animateurs, avec un court texte de présentation de chacun (pour la partie annuaire réservée aux membres sur le site)
  • prendre en charge les frais

 Télécharger la plaquette Sponsoriser une Soirée Décideurs IT

 

Co-organiser le séminaire de fin de saison…

Le séminaire du mois de juin permet d’aborder un sujet de fond, sur un format d’une journée d’étude.

En règle générale, nous recherchons donc pour cette occasion des orateurs, indépendants ou non, autour d’un thème déterminé par les membres du club en fonction de leurs besoins : sécurité, conduite du changement, rupture technologique, etc.

Le club prend à sa charge la logistique et les frais de cette journée lorsque nous utilisons les services de speakers indépendants.
Toutefois, nous pouvons étudier toute proposition de co-organisation à cette journée d’étude.

 

Assister à un « cocktail des savoirs »

Comme indiqué sur la page Que faisons-nous ? les cocktails des savoirs sont des moments privés, réservés aux seuls « membres non IT » afin d’aborder des sujets en toute liberté. Les cocktails des savoirs ne sont donc pas ouverts au partenariat.

 

Voir aussi : Que faisons-nous ?Comment adhérer ? –  Conditions générales d’adhésion – Statuts

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